Erteilung von Apostillen und Beglaubigungen öffentlicher Urkunden zum Gebrauch im Ausland


Die Bezirksregierung beglaubigt im Regierungsbezirk Köln ausgestellte öffentliche Urkunden (z.B. der Standesämter, der Meldebehörden, von öffentlichen oder anerkannten Schulen), die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind.

Deutsche öffentliche Urkunden werden in vielen Fällen im Ausland nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit in einem besonderen internationalen Verfahren festgestellt wurde. Die Verfahrensschritte beinhalten die Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und ggf. eventuell der Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Webseite des Auswärtigen Amtes.

Sie haben die Möglichkeit, die von Ihnen benötigten Urkunden auf dem Postweg oder nach persönlicher Vorsprache für das Ausland beglaubigen zu lassen.

Sie kommen direkt an unseren Besuchertagen mit den Unterlagen zur: Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2-10, 50667 Köln

Besuchertage: Montag bis Donnerstag von 08:30 Uhr - 12:00 Uhr und 13:30 - 14:30 Uhr. Freitag geschlossen.

Die Urkunden können bei der Bezirksregierung Köln mit einem formlosen Schreiben (notwendige Angaben: Adresse, Bestimmungsland, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) oder mit dem vorbereiteten Antragsformular (siehe unten) eingereicht werden. Gebühren werden per Gebührenbescheid erhoben.

Gemäß § 16 des GebG NRW kann eine Amtshandlung, die auf Antrag vorzunehmen ist, von der Zahlung eines angemessenen Vorschusses oder von einer angemessenen Sicherheitsleistung bis zur voraussichtlichen Höhe der Kosten abhängig gemacht werden.

Die Gebühr ist bei Versendung ins Ausland daher als Vorkasse zu leisten. Die Angabe einer gültigen Emailadresse bei Antragstellung ist zwingend erforderlich.

Zusätzlich entsteht eine Gebühr für die Versendung in Höhe von 8 €.

Folgende Urkunden werden unter anderem von der Bezirksregierung Köln beglaubigt:

  • Aufenthalts-, Melde- oder Ledigkeitsbescheinigungen (Ausstellungsdatum nicht älter als 3 Monate)
  • Personenstandsurkunden wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden, Sterbeurkunden usw. (Ausstellungsdatum nicht älter als 6 Monate)
  • Hochschulurkunden wie Diplomurkunden, Semesterbescheinigungen usw. Diese müssen vorher durch die zeichnungsberechtigten Mitarbeiter des Studierendensekretariats vorbeglaubigt werden
  • Schulzeugnisse (Kopien von Zeugnissen müssen zuvor vom Aussteller, und zwar der Schulleitung bzw. deren Stellvertretung, amtlich beglaubigt werden)
  • Zertifikate der Veterinärämter
  • • Dokumente der Finanzämter müssen immer von den zeichnungsberechtigten Mitarbeitern des jeweiligen Finanzamtes vorbeglaubigt werden.

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der Urkunden, die nicht von der Bezirksregierung beglaubigt werden können:

  • Private Urkunden (z.B. Verdienstbescheinigung), Unterschriften von Privatpersonen; zuständig: Notar, anschließend Landgericht
  • Gerichtliche, staatsanwaltschaftliche und notarielle Urkunden (z.B. Scheidungsurteil, Erbschein); zuständig: Amts- oder Landgericht
  • Übersetzungen durch staatlich anerkannte und vereidigte Übersetzer; zuständig: Landgericht
  • Urkunden von Bundesbehörden; zuständig: Bundesverwaltungsamt
  • Auszug aus dem Bundeszentralregister (Führungszeugnis); zuständig: Bundesamt für Justiz/ Bundesverwaltungsamt
  • Anerkennung ausländischer Schul- und Berufsabschlüsse; zuständig: Dezernat 48 der Bezirsregierung Köln.

Für bestimmte Länder kann die Bezirksregierung Köln nur die Vorbeglaubigung vornehmen. Die Endbeglaubigung erfolgt durch das Bundesverwaltungsamt Köln, Eupener Str. 125 in 50996 Köln Tel.: 0228 99358 4100:

  • Demokratische Volksrepublik Algerien (nur Staatsverträge)
  • Königreich Bahrain
  • Volksrepublik Bangladesch
  • Union Myanmar (Birma)
  • Volksrepublik China
  • Republik Irak
  • Islamische Republik Iran (außer Hochschulzeugnisse)
  • Haschemitisches Königreich Jordanien
  • Königreich Kambodscha
  • Libanesische Republik (nur Urkunden aus dem schulischen Bereich)
  • Republik Mali
  • Islamische Republik Mauretanien
  • Nepal
  • Republik Ruanda
  • Königreich Saudi-Arabien
  • Republik Somalia
  • Republik Sudan
  • Arabische Republik Syrien
  • Taipeh-Handelsbüro, Visa-Abteilung (nur Urkunden aus dem Justizbereich)
  • Republik Togo

In diesen Fällen werden Gebühren erst vom Bundesverwaltungsamt erhoben; die Vorbeglaubigung seitens der Bezirksregierung erfolgt gebührenfrei.

Dienstleistung / Produkt Gebühr Dauer
Apostille 15 Euro - 35 Euro im schriftlichen Verfahren 2-3 Wochen