Interne Sicherungsmaßnahmen


Verpflichtete haben angemessene, geschäfts- und kundenbezogene Sicherungsmaßnahmen zu schaffen, um die Risiken von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu minimieren.

Abgeleitet aus Ihrer Risikoanalyse müssen Sie – bezogen auf Ihr Geschäft und auf Ihre Kunden – organisatorische Maßnahmen (Sicherungssysteme und Kontrollen) schaffen, um angemessen auf die festgestellten Gefahren reagieren zu können. Die Maßnahmen müssen der jeweiligen Risikosituation entsprechen und diese hinreichend abdecken. Je nach unternehmerischer Tätigkeit kann der Umfang der unternehmensinternen Sicherungsmaßnahmen bei den einzelnen Verpflichteten varieren. Darüber hinaus haben Sie die Funktionsfähigkeit der geschaffenen internen Sicherungsmaßnahmen zu überwachen und diese bei Bedarf zu aktualisieren.

Zu den wichtigsten internen Sicherungsmaßnahmen zählen insbesondere:

  1. die Ausarbeitung von internen Grundsätze, Verfahren und Kontrollen zum Umgang mit Risiken, Kundensorgfaltspflichten, der Verdachtsmeldepflicht, der Dokumentation und Archivierung sowie sonstigen Vorschriften zur Geldwäscheprävention
    Legen sie genau fest, wer in Ihrem Unternehmen wann und wie die Vorgaben des Geldwäschegesetzes zu erfüllen hat. Geben Sie konkrete Handlungsanweisungen!
  2. unter bestimmten Voraussetzungen die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten nebst Stellvertreters
    Beachten Sie:
    Um Interessenkollisionen zu vermeiden, kann der Geldwäschebeauftragte nicht gleichzeitig das nach § 4 Absatz 3 GwG zu benennende Mitglied der Leitungsebene sein. Ausnahmen sind bei sehr kleinen Unternehmen möglich.
    Die Bestellung sowie vorgesehene Entpflichtung eines Geldwäschebeauftragten nebst Stellvertreter sind der Aufsichtsbehörde vorab anzuzeigen!
    Bitte nutzen Sie hierfür den entsprechenden Vordruck.
  3. Zuverlässigkeitsüberprüfung der Mitarbeiter
    Mitarbeiter, die mit geldwäscherelevanten Sachverhalten befasst sind, müssen Sie in geeigneter Weise auf ihre Zuverlässigkeit überprüfen. Hält sich Ihr Personal an das Geldwäschegesetz und Ihre internen Vorschriften? Werden Verdachtsfälle gemeldet? Beteiligt sich Ihr Personal an zweifelhaften Geschäften? Überprüfen Sie dies insbesondere durch Personalkontroll- oder Beurteilungssysteme.
  4. Unterrichtung der Mitarbeiter über bestehende Pflichten sowie Typologien und Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
    Alle Personen, die mit geldwäscherelevanten Geschäftsvorfällen in Kontakt kommen können, müssen neben den Pflichten des Geldwäschegesetzes und sonstigen Vorschriften (unter anderem Datenschutzbestimmungen, siehe § 6 Absatz 2 Nr. 6 GwG) auch die gängigen Typologien und Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung kennen und über Änderungen laufend informiert werden.
    Tipp:
    Dokumentieren Sie, wen Sie wann, wie und mit welchen Inhalten unterrichtet haben.
    Um eine Verletzung der eigenen Aufsichtspflicht im Unternehmen (§ 130 Ordnungswidrigkeitengesetz) zu vermeiden, müssen Sie Ihre Mitarbeiter über die Pflichten unterrichten und deren Einhaltung sicherstellen!

Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen („Outsourcing“)

Unter bestimmten, in § 6 Absatz 7 GwG genannten Voraussetzungen ist eine vertragliche Auslagerung auf einen Dritten (Dienstleister) möglich. Der Dritte ist mit Sorgfalt auszuwählen.

Die Auslagerung müssen Sie Ihrer Aufsichtsbehörde vorab anzeigen!

Die Verantwortung für die Sicherungsmaßnahmen und deren Durchführung bleibt stets bei Ihnen als Verpflichtete!