Antwort Ceren Balli: 

Ich bin Ceren Balli. Ich bin 32 Jahre alt und Sacharbeiterin im Dezernat 49 für die Aufstiegsfortbildungsförderung nach dem AFBG. Seit März 2023 bin ich hier bei der Bezirksregierung. Damals habe ich im Eingangsbüro im selben Dezernat angefangen. Im Oktober 2024 bin ich dann in die Sachbearbeitung aufgestiegen.

Die Traumberufe von anderen, wie Ärzt:in oder Anwält:in, haben mich nicht angesprochen. Ich wollte tatsächlich von klein auf einfach ins Büro: Vom Schreibtisch aus für Struktur sorgen und Prozesse ins Rollen bringen. Mein Werdegang lief trotzdem nicht gerade auf die Bezirksregierung zu. Ich habe vorher einiges ausprobiert. Nach meinem Fachabitur wollte ich unbedingt studieren. Ich habe aber schnell gemerkt, dass Wirtschaftsingenieurswesen nicht das Richtige für mich war. Also habe ich gleich hier um die Ecke beim Sozialwissenschaftsinstitut am Apellhofplatz meine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement gemacht. 

Weil ich immer noch ein Studium machen wollte, habe ich in der Coronazeit mit BWL angefangen. Ich kam aber mit dem Drumherum nicht klar: Man hatte nur Online-Vorlesungen und ich bin einfach keine Einzelkämpferin. Ich brauche Menschenkontakt, die Dozent:innen vor mir, diesen Teamspirit, der unter Kolleg:innen oder Kommiliton:innen entsteht. Obwohl es mich thematisch nach wie vor sehr interessiert, habe ich das Studium abgebrochen und überlegt, was ich machen möchte.

In dieser Zeit hatte ich bereits verschiedene Jobs, unter anderem als studentische Hilfskraft in einem Labor. Da kam ich auf Transportlogistik von medizinischen Tests, Blutproben und was bei medizinischen Labors so anfällt. Ich habe das selbstständig für sechs Monate gemacht und hatte sogar vier Mitarbeitende. Es war eine intensive Zeit: Neben den festen Routen, konnte es immer sein, dass man spontan angerufen wird. Ich musste abrufbar sein, falls ein Krankenhaus kurzfristig etwas braucht. Als Selbstständige hat man nie Ruhe, auch nicht im Urlaub, das hat mich am meisten gestört. 

Ich habe gelernt, was ich kann aber auch, was ich brauche: Ich kann gut managen, ich kann auch gut führen, aber ich brauche mehr Sicherheit und einen Cut, wenn ich nach Hause gehe oder in den Urlaub fahre. Abstand zur Arbeit. Diese Lebensqualität kann mir kein Geld der Welt geben. Darum habe ich mich bei der Bezirksregierung auf die Stelle im Eingangsbüro beworben. Und ich habe gemerkt: Am besten bin ich in der Verwaltung aufgehoben. Hier bin ich total glücklich!

Antwort Ceren Balli: 

Ich bin nach anderthalb Jahren als Mitarbeiterin im Eingangsbüro zur Sachbearbeitung aufgestiegen. Das Eingangsbüro ist quasi das Herz vom Dezernat, ohne das wir Sachbearbeiter:innen keine Arbeit hätten. Die Arbeit dort hat mir für die jetzige sehr Tätigkeit sehr geholfen, weil ich erstes Wissen aufgebaut habe. Man muss dort verschiedene Sachen prüfen, validieren, digitalisieren und richtig zuordnen. Man lernt viel, zum Beispiel über die Dringlichkeit der Posteingänge. Es ist Grundstein für meine jetzige Arbeit, die aber deutlich vielschichtiger und ist und deutlich mehr Verantwortung verlangt.

Ich habe mich ganz bewusst auf die Stelle in der Sachbearbeitung beworben, als es ein Interessensbekundungsverfahren gab. Das IBV ist eine interne Stellenausschreibung in der Behörde. Ich muss Ihnen sagen, für mich hat im Dezernat alles gepasst, deswegen wollte ich den Aufstieg hier auf jeden Fall! Ich hatte schon vorher kommuniziert, wenn es irgendwann eine freie Stelle gibt: Ich werde mich drauf bewerben! Zum Glück hat es dann geklappt. Jetzt habe ich mehr Verantwortung und das habe ich tatsächlich gebraucht. 

Antwort Ceren Balli: 

Wir bearbeiten die ganzen Förderanträge für das Land NRW, die das Aufstiegs-BAföG betreffen, also von Personen, die beruflich aufsteigen und einen Fachwirt oder einen Techniker machen möchten. Wir fördern unter anderem auch Erzieher:innen und Fahrlehrer:innen. Konkret prüfen und bearbeiten wir die Anträge und bescheiden dann die Höhe der zu gewährenden Leistungen. 

Für die Bearbeitung der Anträge haben wir eine klare Struktur, die sich täglich wiederholt und wöchentliche Zielvorgaben, wie viele Anträge wir bearbeiten sollen. Normalerweise starten wir den Tag mit Erstanträgen, dann kommen die Wiederholungs- und Folgeanträge, danach die Sofort-Post und schließlich die Normalpost. Die sogenannte Sofort-Post hat Vorrang, weil hier oft Beträge angepasst werden müssen, damit niemand zu viel oder zu wenig Geld bekommt. Das können Abbrüche oder Unterbrechungen sein. Ein fehlendes Zeugnis in einem Erstantrag, das wir nachfordern, zählt zur Normalpost. 

In manchen Wochen schafft man einiges weg. Dann gibt es Wochen voll herausfordernder Fälle, die man einfach nicht alle schafft. Besonders komplexe Fälle besprechen wir in unseren Gruppentreffen. Die finden einmal in der Woche unter den Kolleg:innen statt – aufgeteilt jeweils in den gehobenen und den mittleren Dienst. Das hilft besonders, wenn man wie ich noch relativ neu ist, denn im AFBG ist man auch nach einem Jahr noch neu.

Die Gruppen werden nach den Bürotagen zusammengesetzt. Wir können 60 Prozent in Telearbeit arbeiten und haben zwei vereinbarte Bürotage. Für mich ist das dienstags und mittwochs. Darum bin ich in der Mittwochsgruppe. Auch in der Telearbeit tauscht man sich viel mit denselben Kolleg:innen aus. Grundsätzlich wird die Telearbeit bei uns gern genutzt, die wenigsten sind tatsächlich zu 100 Prozent hier. 

Dazu kommt montags, dienstags und donnerstags der Telefondienst. Jede:r Sachbearbeiter:in wird dazu ein- bis zweimal im Monat eingeteilt. Aufgrund der Vielzahl der Fälle, die wir bearbeiten, gibt es dafür eine Hotline. Die decken wir in verschiedenen Schichten ab. Alle Anträge werden zentral abgelegt, sodass jede:r auf die digitale Akte zugreifen kann. Das gilt auch für den Telefondienst. So sieht man, was gemacht wurde, auch wenn es nicht der eigene Fall ist.

Außer im Telefondienst gibt es eigentlich keinen persönlichen Kontakt zu den Antragsstellenden. Wenn irgendetwas fehlt oder wenn Rückfragen sind, wenn etwas nicht plausibel ist – all das passiert grundsätzlich schriftlich. Wenn etwas fehlt, schicken wir ein Anforderungsschreiben. Wenn alles vollständig ist, hören die Antragsstellenden quasi nur noch mit dem Bescheid von uns.

Antwort Ceren Balli: 

Jeder Antrag ist anders und jeder Fall individuell. Darum habe ich für den Anfang noch sehr viele Fragen und kann noch nicht so selbstständig arbeiten, wie ich es gerne würde. Ich habe immer selbstständig gearbeitet, darum ist es eine Herausforderung, so viele Rückfragen zu haben. Ich muss noch oft im Gesetz nachschlagen. Meine Kolleg:innen sind aber jederzeit erreichbar und alle hier sind hilfsbereit und zuvorkommend. Fehler gehören dazu, unter anderem darum arbeiten wir nach dem Vieraugenprinzip.

Grundsätzlich gibt es Teilzeit- und Vollzeitanträge. In der Einarbeitung bekommt man hier erstmal die Teilzeitanträge, weil die etwas einfacher zu bearbeiten sind. Da kommt man schnell rein. Bei den Vollzeitanträgen, geht es auch um Unterhalt. Da muss man sehr viel berücksichtigen: Sind sie verheiratet? Haben sie Kinder? Eigentum? Dann wird es schwieriger. Oder sie haben sich in innerhalb der Fortbildung geschieden? Das lernt man nicht von heute auf morgen. Man muss Lust darauf haben, das zu verstehen. Aber das ist ja in jedem Job so: Wenn man keine Lust hat, wird man es nicht gut machen. Motivation ist auch bei uns entscheidend.

Antwort Ceren Balli: 

Es fühlt sich so gut an, wenn ich etwas sofort bewilligen kann! Wirklich! Da freue ich mich, weil ich etwas von meinem Tisch habe und da freut sich der oder die Antragstellende, dass es bewilligt wurde. Es ist auch schön, ein Teil des Landes zu sein und Menschen zu ermöglichen, sich weiterzuentwickeln und verschiedene Berufe attraktiver zu machen. Den Erzieherberuf zum Beispiel, da suchen wir händeringend im ganzen Land und durch unsere Förderung motivieren wir vielleicht jemanden dazu, den Beruf zu ergreifen. 

Außerdem ist die Jobsicherheit im öffentlichen Dienst für mich sehr wichtig. Aber die Arbeitsatmosphäre ist einfach einer der wichtigsten Punkte. Hier ist der zwischenmenschliche, freundschaftliche Umgang besonders. Man hat ja immer die Angst: Passt das mit den Kolleg:innen? Versteht man sich mit den Vorgesetzten? Und ich muss Ihnen sagen, es hat alles gepasst! Ich fühle mich bis heute im Dezernat 49 total wohl. 

Mein nächstes Ziel ist es, mich richtig gut im AFBG auskennen. Sobald ich hier komplett sicher und kompetent agieren kann, würde ich gerne mehr Verantwortung übernehmen und eventuell den Verwaltungslehrgang II machen – natürlich im selben Dezernat. Im gehobenen Dienst gibt es Gruppensprecher:innen mit Zusatzaufgaben, wie der Grundsatzprüfung, dem Kontakt mit Schulen und der Prüfung von besonders komplexen Fördervoraussetzungen, auch das kann ich mir für die Zukunft vorstellen.