Dezernat 21 ist ausschließlich für solche Vereine mit Sitz im Regierungsbezirk Köln zuständig, denen die Rechtsfähigkeit durch staatlichen Akt verliehen wurde. Dabei handelt es sich zum einen um sogenannte „altrechtliche Vereine“, die bereits vor dem Jahr 1900 errichtet wurden, ihre Rechtsfähigkeit aufgrund staatlicher Genehmigung erhielten und nicht zwischenzeitlich ins Vereinsregister übertragen wurden. Zum Anderen handelt es sich um wirtschaftliche Vereine. Ein wirtschaftlicher Verein ist ein Verein, dessen Zweck auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerichtet ist (§ 22 BGB).  Die Verleihung der Rechtsfähigkeit an eine solche Vereinigung ist nur zulässig, wenn ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb bejaht wird und es wegen der besonderen Umstände des Einzelfalls unzumutbar ist, sich einer anderen Rechtsform zu bedienen (es kommen vorrangig typischer Weise GmbH, AG, Genossenschaft etc. in Betracht). Dieser „Grundsatz der Subsidiarität“ dient dem Schutz des Rechtsverkehrs und dem Gläubigerschutz, weshalb etwa die Aufbringung von Mindestkapital oder besondere Bilanzierungspflichten allenfalls Erschwernisse, aber regelmäßig keine besondere Härte darstellen.

In Ermangelung eines entsprechenden öffentlichen Registers für diese Vereinsformen stellt die Bezirksregierung Köln gegen Gebühr Bescheinigungen darüber aus, welche Personen den jeweiligen Verein rechtsverbindlich vertreten (sog. Vertretungsbescheinigungen). Um die Aktualität zu gewährleisten, sind die Vereinsvorstände verpflichtet, personelle Änderungen im Vorstand und Satzungsänderungen unter Beifügung der Protokolle der Mitgliedsversammlung zeitnah anzuzeigen.

Satzungsänderungen und Auflösungsbeschlüsse bedürften zu ihrer Wirksamkeit zudem der Genehmigung durch die Bezirksregierung Köln.