Die Bezirksregierung beglaubigt im Regierungsbezirk Köln ausgestellte öffentliche Urkunden (z.B. der Standesämter, der Meldebehörden, von öffentlichen oder anerkannten Schulen), die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind.

Grundsätzlich können deutsche öffentliche Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind, beglaubigt werden. Die Bestätigung der Echtheit dieser Urkunden erfolgt je nach Verwendungsland durch eine Apostille oder Beglaubigung:

• Für die Länder, die dem Haager Übereinkommen vom 05.10.1961 zur Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation (BGBI.II 1965 S. 876) beigetreten sind, ist eine Apostille erforderlich.
• Urkunden, die für andere (nicht beigetretene) Länder bestimmt sind, erhalten eine Beglaubigung.

Die Vertretungen der nachfolgend genannten Staaten verlangen für die Legalisation deutscher Urkunden - unabhängig von der oben beschriebenen Vorbeglaubigung - zusätzlich eine sogenannte Endbeglaubigung:

Afghanistan, Bangladesch, China, Irak, Iran (außer für Hochschulzeugnisse), Jordanien, Kambodscha, Katar, Libanon (nur für Schul- und Ausbildungsnachweise), Mali, Mauretanien, Myanmar, Nepal, Ruanda, Saudi-Arabien, Senegal, Somalia, Sudan, Syrien, Taiwan (Taipeh-Handelsbüro, nur für Urkunden aus dem Justizbereich), Togo, Vereinigte Arabische Emirate.

Diese erfolgt durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, Kirchhofstraße 1-2, 14776 Brandenburg; Tel.: 030-184730 16500

In diesen Fällen werden die Gebühren vom Bundesverwaltungsamt erhoben; die Vorbeglaubigung seitens der Bezirksregierung erfolgt gebührenfrei.

Folgende Urkunden werden unter anderem von der Bezirksregierung Köln beglaubigt:

• Aufenthalts-, Melde- oder Ledigkeitsbescheinigungen (Ausstellungsdatum nicht älter als 3 Monate)
• Personenstandsurkunden wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden, Sterbeurkunden usw. (Ausstellungsdatum nicht älter als 6 Monate)
  Deutsche Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die nach dem Muster des Übereinkommens der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personen-standswesen (CIEC) ausgestellt werden, sind in den anderen Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit.
  Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens vom 08.09.1976 (Ausstellung mehrsprachiger Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden- Formular A,B,C) für die Sie keine Apostille oder Beglaubigung erhalten, sind:
  Belgien, Bosnien-Herzegowina, Bulgarien, Estland, Frankreich, Italien, Kap Verde, Kroatien, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldau, Montenegro, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien, Türkei.
  Vertragsstaaten des Münchener CIEC- Übereinkommens vom 05.09.1980 (Ausstellung mehrsprachiger Ehefähigkeitszeugnisse), für die Sie keine Apostille oder Beglaubigung für Legalisationszwecke erhalten, sind:
  Griechenland, Italien, Luxemburg, Moldau, Niederlande, Österreich, Portugal, Schweiz, Spanien, Türkei.
• Hochschulurkunden wie Diplomurkunden, Semesterbescheinigungen usw. Diese müssen vorher durch die zeichnungsberechtigten Mitarbeiter des Studierendensekretariats vorbeglaubigt werden
• Schulzeugnisse (Kopien von Zeugnissen müssen zuvor vom Aussteller, und zwar der Schulleitung bzw. deren Stellvertretung, amtlich beglaubigt werden)
• Zertifikate der Veterinärämter
• Dokumente der Finanzämter müssen immer von den zeichnungsberechtigten Mitarbeitern des jeweiligen Finanzamtes vorbeglaubigt werden.

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der Urkunden, die nicht von der Bezirksregierung beglaubigt werden können:

• Private Urkunden (z.B. Verdienstbescheinigung), Unterschriften von Privatpersonen; zuständig: Notar, anschließend Landgericht
• Gerichtliche, staatsanwaltschaftliche und notarielle Urkunden (z.B. Scheidungsurteil, Erbschein); zuständig: Amts- oder Landgericht
• Übersetzungen durch staatlich anerkannte und vereidigte Übersetzer; zuständig: Landgericht
• Urkunden von Bundesbehörden; zuständig: Bundesverwaltungsamt
• Auszug aus dem Bundeszentralregister (Führungszeugnis); zuständig: Bundesamt für Justiz/ Bundesverwaltungsamt
• Anerkennung ausländischer Schul- und Berufsabschlüsse; zuständig: Dezernat 48 der Bezirksregierung Köln.

Sollten Sie nach den allgemeinen Informationen noch Fragen haben, können Sie sich selbstverständlich gerne unter 0221/147-2111 an uns wenden.

Termine:
Terminanfragen ausschließlich per E-Mail apostille[at]bezreg-koeln[dot]nrw[dot]de (apostille@bezreg-koeln[dot]nrw[dot]de)

Termine werden nach Verfügbarkeit vergeben.

Montag, Mittwoch und Donnerstag von 08:30 Uhr – 12 Uhr und 13:30 Uhr bis 14:30 Uhr

Besucheranschrift:
Bezirksregierung Köln
Zeughausstraße 8
50667 Köln
Besucherinnen und Besucher, die spontan ohne vorherige Terminabsprache erscheinen, erhalten keinen Einlass.

Postanschrift:
Bezirksregierung Köln
Dezernat 21
-Beglaubigungen-
50606 Köln
Notwendige Angaben: Anschrift, Bestimmungsland, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
Telefonische Beratung: +49 221 147-2111 Dienstag und Donnerstag: 09.00 – 11.00 Uhr Dienstag: 13.00 – 14.00 Uhr

Gemäß § 16 des GebG NRW kann eine Amtshandlung, die auf Antrag vorzunehmen ist, von der Zahlung eines angemessenen Vorschusses oder von einer angemessenen Sicherheitsleistung bis zur voraussichtlichen Höhe der Kosten abhängig gemacht werden.

Die Gebühr ist bei Versendung ins Ausland daher als Vorkasse zu leisten. Die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse bei Antragstellung ist zwingend erforderlich.