Bezirksregierung
Köln

Apostillen und Beglaubigungen

Für im Regierungsbezirk Köln ausgestellte deutsche öffentliche Urkunden übernehmen wir die Bestätigung der Echtheit (Legalisation). Die Apostillen-Angelegenheiten werden in unserem Dienstgebäude Zeughausstraße 2-8 in Köln bearbeitet.

Öffentliche Urkunden

sind beispielsweise

  • Standesamtsurkunden (Heirats-, Geburts- und Sterbeurkunde, Ehefähigkeitszeugnisse)
  • Melde-, Aufenthalts- oder Ledigkeitsbescheinigungen
  • Zeugnisse deutscher Schulen oder Universitäten
  • Diplom- oder Prüfungszeugnisse
  • Bescheinigungen der Finanzämter (Es ist grundsätzlich eine Vorbeglaubigung des zuständigen Finanzamtes erforderlich)
  • Ausländische Urkunden, private Dokumente und Urkunden die nicht in unserem Regierungsbezirk ausgestellt wurden, werden unsererseits nicht beglaubigt.
  • Sollten Sie eine Anerkennung eines ausländischen Schulzeugnisses benötigen, wenden Sie sich bitte an das Dezernat 48 in unserem Haus. https://www.bezreg-koeln.nrw.de/themen/schule-und-bildung/anerkennung-von-zeugnissen-und-bildungsabschluessen/auslaendische-0

Voraussetzungen für Urkunden zum Gebrauch im Ausland

Wenn Sie Urkunden für den Gebrauch im Ausland beglaubigen lassen möchten, beachten Sie bitte folgende Voraussetzungen:

  1. Grundsätzlich können seitens der Bezirksregierung Köln nur öffentliche Urkunden beglaubigt werden, die im Regierungsbezirk Köln ausgestellt worden sind.
  2. Beglaubigt werden nur Originalurkunden oder beglaubigte Kopien der ausstellenden Institution.
  3. Standesamtsurkunden (Heirat-, Geburts- oder Sterbeurkunden) sollten nicht älter als 6 Monate alt sein, ggf. stellt das zuständige Standesamt die Urkunde neu aus.
  4. Melde-, Aufenthalts- und Ledigkeitsbescheinigungen dürfen nur zeitnah (d. h. maximal bis 3 Monate nach Ausstellung) beglaubigt werden.
  5. Beglaubigte Kopien von Schulzeugnissen oder Schulbescheinigungen sind von der Schulleitung oder dessen Vertretung zu unterschreiben. 
  6. Dokumente die vom Finanzamt ausgestellt werden müssen grundsätzlich zusätzlich zuerst vom Finanzamt vorbeglaubigt werden.
  7. Hochschulurkunden wie Diplomurkunden, Semesterbescheinigungen usw. Diese müssen vorher durch die zeichnungsberechtigten Mitarbeiter des Studierendensekretariats vorbeglaubigt werden. Bitte informieren Sie sich vorab an Ihrer Universität oder Fachhochschule

Deutsche Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die nach dem Muster des Übereinkommens der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt werden, sind in den anderen Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit.

Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens vom 08.09.1976 (Ausstellung mehrsprachiger Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden- Formular A,B,C) für die Sie keine Apostille oder Beglaubigung erhalten, sind:
Belgien, Bosnien-Herzegowina, Bulgarien, Estland, Frankreich, Italien, Kap Verde, Kroatien, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldau, Montenegro, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien, Türkei.

Vertragsstaaten des Münchener CIEC- Übereinkommens vom 05.09.1980 (Ausstellung mehrsprachiger Ehefähigkeitszeugnisse), für die Sie keine Apostille oder Beglaubigung für Legalisationszwecke erhalten, sind:
Griechenland, Italien, Luxemburg, Moldau, Niederlande, Österreich, Portugal, Schweiz, Spanien, Türkei.


Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der Urkunden, die nicht durch die Bezirksregierung Köln beglaubigt werden können:

Sie haben folgende UrkundeWenden Sie sich bitte an
Alle außerhalb des Regierungsbezirks Köln ausgestellte Urkundenzuständige Bezirksregierung/zuständige Behörde im jeweiligen Bundesland
private Urkunden (z.B. Vollmacht, Verdienstbescheinigung, Bescheinigung der Krankenkassen)Notar/ anschließend Landgericht
gerichtliche, notarielle Urkundenzuständiges Landgericht
Übersetzungen durch amtlich anerkannte Übersetzerzuständiges Landgericht

Urkunden von Bundesbehörden

https://bfaa.diplo.de/bfaa-de/service/ApostillenundBeglaubigungen

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, Brandenburg

Auszug aus dem Bundeszentralregister (sog. Führungszeugnis)

https://www.bundesjustizamt.de/DE/Themen/Familieinternational/Urkunden/Anerkennung/Anerkennung_node.html

https://bfaa.diplo.de/bfaa-de/service/ApostillenundBeglaubigungen

 

Bundesamt für Justiz/Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten, 

Brandenburg

Sprechzeiten

Montag und Mittwoch 
8:30 Uhr – 12:00 Uhr und von 13:30 Uhr bis 14:30 Uhr

Nur nach vorheriger Terminvereinbarung ausschließlich per E-Mail apostille[at]bezreg-koeln[dot]nrw[dot]de (apostille@bezreg-koeln[dot]nrw[dot]de) 

Für eine schnelle Bearbeitung des Termin Wunsches senden Sie uns bitte ein PDF der Unterlagen für die Sie eine Apostille/Legalisation benötigen und teilen uns das Land mit.

Sollte der Termin durch eine andere Person übernommen werden, ist eine Vollmacht NICHT notwendig.

Besucherinnen und Besucher, die spontan ohne vorherige Terminabsprache erscheinen, erhalten keinen Einlass.

Sie kommen mit den zu beglaubigenden Unterlagen zur:

Bezirksregierung Köln
Zeughausstraße 8
50667 Köln

Bitte an der Information anmelden. 

Wir weisen darauf hin, dass die Verwaltungsgebühr in bar gezahlt werden muss, Kartenzahlung ist leider nicht möglich.

Beglaubigung auf dem Postweg

Sie senden die zu beglaubigende Urkunde unter Angabe Ihrer Anschrift und des Landes für das Sie die Apostille / Beglaubigung benötigen, an folgende Adresse:

Bezirksregierung Köln
Dezernat 21/Apostille
Zeughausstraße 2-10

50667 Köln

Bitte benutzen Sie den Antragsvordruck, er steht am Ende der Seite  zum Download bereit.
Sie erhalten die von Ihnen gewünschte Apostille/ Beglaubigung innerhalb Deutschlands mit Gebührenrechnung zurück, die per Überweisung bis zum Fälligkeitstermin zu begleichen ist.

Im Interesse einer zügigen Bearbeitung bitten wir höflich von telefonischen Anfragen bzw. Eingangsbestätigungen abzusehen.

Versendung ins Ausland

Bei einem Versand ins Ausland muss mit einer Bearbeitungsdauer (Eingang Büro, Bearbeitung, Versand) von bis zu 8 Wochen gerechnet werden. Wir empfehlen Ihnen eine Anschrift innerhalb Deutschlands oder die Beauftragung eines Apostillen Services. 

Gemäß § 16 des GebG NRW kann eine Amtshandlung, die auf Antrag vorzunehmen ist, von der Zahlung eines angemessenen Vorschusses oder von einer angemessenen Sicherheitsleistung bis zur voraussichtlichen Höhe der Kosten abhängig gemacht werden.

Die Gebühr ist bei Versendung ins Ausland daher als Vorkasse zu leisten. 

Die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse bei Antragstellung ist zwingend erforderlich. 

Gebühren

Für die Erstellung einer Apostille oder Beglaubigung werden entsprechend Ziffer 1.1.1 der allgemeinen Verwaltungsgebührentarife des Landes NRW die folgenden Verwaltungsgebühren erhoben:

  • 25,00 € bis 50,00 € für private Zwecke. Weitere gleiche Exemplare 10,00 €
  • 40,00 € bis 70,00 € für Gewerbetreibende mit wirtschaftlicher Bedeutung. Weitere gleiche Exemplare 20,00 €

Bei Versendung ins Ausland wird zusätzlich ein Aufschlag von 10,00 € für das Auslandsporto in Rechnung gestellt.