Die Reisekostenstelle kann keine Hotelbuchungen durchführen, diese sind vom Dienstreisenden selbst vorzunehmen und die Rechnungen zu begleichen. Dabei ist grundsätzlich das dem Tagungsort nächstgelegene und preiswerteste Hotel zu berücksichtigen.
Hotelübernachtungen von bis zu 80€ pro Nacht gelten als notwendige Kosten, sofern der Wohnort vor 6:00 Uhr verlassen werden müsste um den Geschäftsort pünktlich zu erreichen oder nach Beendigung des Dienstgeschäfts eine Ankunft am Wohnort nach 22:00Uhr erfolgen würde.
Grundsätzlich ist die Hotelrechnung auf die Bezirksregierung Köln auszustellen, der Übernachtungsgast sollte erst an zweiter Stelle stehen, dies dient dem Nachweis der dienstlichen Übernachtung. Ohne diesen Nachweis sind z.B. Frühstückskosten nicht berücksichtigungsfähig.
Die Hotelrechnung darf ein Frühstück beinhalten, welches max. zzgl. 12€ kosten darf.
Sofern die vorgegebenen Preise nicht eingehalten werden können, ist mit der Reisekostenstelle Rücksprache zu halten.
Die höheren Kosten sind zu dokumentieren (z.B. Screenshots) und dem Erstattungsantrag mit Begründung beizufügen.