Antwort: Mein Name ist Sandra Wirch. Ich habe hier vor einem Jahr in der Poststellenleitung angefangen und mache das zusammen mit einer Kollegin, die mich eingearbeitet hat. Es macht mir sehr viel Freude, weil es ein sehr umfangreiches, vielfältiges Aufgabengebiet ist. Jeden Tag ist etwas anderes. Wie sagt man so schön: Morgens macht man seinen Plan, der Tag lacht und macht was anderes draus. Es macht Spaß, auf die täglichen Herausforderungen einzugehen und dann zu schauen: Wie kriegt man das zusammen mit den Kolleg:innen am besten geregelt? Ohne die geht es ja gar nicht.

Ich kümmere mich unter anderem um die Verteilung der Aufgaben in der Poststelle. Wir haben einen vorgegebenen Wochenplan und müssen überlegen: Wer ist verfügbar? Wer ist anwesend? Wer hat welche Möglichkeiten? Wir haben ja auch Mitarbeitende mit Handicap, die nicht jede Tätigkeit machen können. Da schaut man, dass sie ihre Aufgaben gut bewältigen können. Die Urlaubsplanung gehört ebenfalls dazu. Da schauen wir, dass alles gut verteilt ist. Denn, klar: Sind drei Leute im Urlaub, werden auch meistens noch zwei, drei krank. Das ist überall so. 

Ansonsten ist man Ansprechpartnerin für die Mitarbeitenden der Poststelle, das heißt für die Bot:innen, aber auch für die Clearingstelle. Dazu kommen das zentrale E-Mail-Postfach der Bezirksregierung, die „Poststelle@“, und das BePo, das besondere Behördenpostfach. Über das BePo können rechtssicher Dokumente mit anderen Behörden, Gerichten, Kanzleien und Notariaten ausgetauscht werden. Das wird ja auch die Zukunft sein, dass immer weniger über Papier läuft und immer mehr auf dem digitalen Wege. Um die E-Rechnungen, die reinkommen, kümmern wir uns auch. Die werden ausgedruckt, gesiegelt, gezeichnet und weitergeleitet. 

Antwort: Ich komme immer etwas später als die anderen, bin dafür etwas länger da. Das bedeutet praktisch für mich, ich komme rein, habe meine Tasche noch nicht abgestellt, mein Schreibtisch liegt voll und dann kommen auch schon die ersten Fragen. Morgens ist immer irgendwas: Jemand ist ausgefallen, irgendwas muss umgestellt werden, Materialien fehlen oder es gibt technische Hürden. Manchmal gibt es eine Frage, die sofort geklärt werden muss. Dann muss ich schauen, kann ich die beantworten oder muss ich zur nächsthöheren Stelle gehen? 

Dann sichtet man das, was analog auf dem Schreibtisch liegt, man schaut ins E-Mail-und ins Clearing-Postfach. Wir haben auch elektronische Postmappen, die kommen täglich digital von der Scanstelle in Düsseldorf, meist so ab zehn, halb elf. Die meiste analoge Post kommt in Düsseldorf an. Direkt zu uns kommen nur die Einschreiben, der Inhalt des Nachtbriefkastens und Post, die persönlich vor Ort abgegeben wird. Wir verteilen alle Post an die Dezernate weiter. Alles soll so schnell wie möglich dahin kommen, wo es hingehört. 

Wie viel Post jeden Tag hier durchgeht, ist ganz schwer zu sagen. Bei Einschreiben ist das sehr unterschiedlich, um die 100 haben wir immer. Manchmal haben wir auch 300-400 pro Tag. Und in Poststelle@ können montags auch schonmal locker 100-150 E-Mails sein. 

Die analogen Postmappen verteilen unsere Bot:innen. Botengang bedeutet immer Eingangspost austeilen und Ausgangspost mitnehmen. In der Poststelle guckt man dann: Ist das für den Postausgang extern oder muss das vielleicht an eine andere Stelle im Haus oder an einen anderen Standort? Wir haben sieben Botenreviere. Davon sind manche anspruchsvoller, weil das Gebiet und das Postaufkommen größer sind. Wir haben auch verschiedene Standorte, dann muss der oder die Bot:in den Weg dahin und wieder zurück machen. Das versucht man immer relativ gerecht aufzuteilen. 

Es gibt auch Besprechungen. Wir haben zum Beispiel einmal in der Woche einen Jour fix mit unserer Dezernentin und allen Mitarbeitenden der Clearingstelle. Einmal im Monat haben wir eine Teambesprechung mit allen Mitarbeitenden der Poststelle. Das ist dann mit einer oder einem Gebärdendolmetscher:in, damit alle gut teilnehmen können. Da geht es zum Beispiel darum: Gibt es irgendwelche Unstimmigkeiten mit eingescannten Dokumenten? Muss man was mit der Scanstelle in Düsseldorf abklären? Kann man etwas optimieren? Es ist auch unsere Aufgabe als Poststellenleitung, Kontakt aufzunehmen, wenn etwas nicht stimmt. 

Antwort: In der Clearingstelle haben wir vier Mitarbeitende. Zum Clearingteam gehören auch meine Leitungskollegin und ich. 

Die Clearingstelle befasst sich mit Poststücken, egal ob jetzt analog oder digital, die nicht direkt zugeordnet werden können. Manchmal kriegen wir zum Beispiel eine E-Mail oder einen Brief, darin teilt eine Person eine neue Adresse mit. Wir wissen aber nicht, in welchem Zusammenhang. Hat sie einen Antrag auf BAföG gestellt? Hat sie Corona-Hilfen bekommen? Ist es ein ganz anderes Thema? Das versuchen wir herauszufinden. Entweder haben wir Anhaltspunkte im Brief, können in Dezernaten sinnvoll nachfragen oder wir müssen die Person anschreiben und nachhaken.

Manchmal hat man in einem Poststück ein Thema zum ersten Mal. Da können oft die erfahrenen Bot:innen weiterhelfen, die schon sehr lange hier sind. Aber manchmal kriegt man auch dort nur Fragezeichen, weil das so auch noch keine:r gehört hat. Und dann überlege ich, wo es thematisch hingehören könnte und fange an rumzutelefonieren. Das ist sehr spannend und macht auch Spaß, weil das wirklich richtige Recherchearbeit ist. Eine Kollegin sagt immer: „Das ist nicht unsere Post. Die gehört ja irgendwem.“ Und im Zweifel stelle ich vielleicht sogar fest, okay, sie gehört gar nicht hierhin. Dann muss sie wieder dahin zurück, wo sie hergekommen ist, damit sie dann den richtigen Weg geht.

Antwort: Also ich muss sagen, ich bin hier zum Einstellungsgespräch reingekommen und es fing eigentlich vorne beim Pförtner an, dass ich dachte: „Sind die alle offen und tiefenentspannt hier.“ Die Atmosphäre hat mir total gefallen. Ich habe mich direkt wohl gefühlt – selbst im Einstellungsgespräch, wenn man sowas Verrücktes sagen kann, weil es ja doch immer so eine Art Prüfungssituation ist.

Ich habe eine sehr schöne Ausbildungszeit gehabt, was – glaube ich – bis heute dazu beiträgt, dass ich sehr gerne arbeite. Ich habe die Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten gemacht, bei einem – wie er immer selbst voller Stolz gesagt hat – Feld-, Wald- und Wiesenanwalt und Anwalt der kleinen Leute, also keine Riesenkanzlei, sondern eine kleine, gemütliche bei uns auf dem Dorf.

Ich habe dann in verschiedenen Kanzleien gearbeitet, mal Insolvenzrecht, mal in einer Kanzlei mit Zollrecht und Strafsachen. Die letzten sieben Jahre, bevor ich hier hingekommen bin, war ich im Forderungsmanagement. Ich habe immer mal wieder versucht, in den öffentlichen Dienst zu kommen, denn das ist ein sehr sicherer Arbeitsplatz, wenn man mal Fuß gefasst hat. Und ich finde, das ist auch eine sehr sinnvolle Tätigkeit. Immerhin habe ich ein relativ privilegiertes Leben in diesem Land und kann so ein bisschen was zurückgeben. Man ist zwar nur ein kleines Rädchen in dem großen Ganzen, aber ja, der Gedanke gefällt mir. 

Ich bin hier angekommen und habe relativ schnell meine Leitungskollegin vertreten müssen. Das war auf jeden Fall eine Challenge, aber ich muss sagen, ich bin davor von meiner Kollegin wahnsinnig gut gebrieft worden. Ich habe mich wirklich darüber gefreut, jemanden zu haben, der mich einarbeitet und dabei nichts zurückhält. Ich denke, wir sind auch einfach ein gutes Team und ergänzen uns gut. Das hat mir sehr gut geholfen und dafür bin ich sehr dankbar. Grundsätzlich bin ich sowieso kein ängstlicher Typ, ich greife einfach zum Hörer und frage mich durch. Mich hat auch die Resonanz bestärkt, die ich dabei bekommen habe, das genauso weiterzumachen. Ich fühle mich zurzeit total angekommen und es gefällt mir gut. Ich arbeite 32 Stunden auf vier Tage verteilt. Ich wohne in Engelskirchen, im Oberbergischen, und fahre meine 40–60 Minuten, je nach Verkehrslage. Da ist es gut, dass ich einen Tag in der Woche Telearbeit habe. Das sind dann vor allem die digitalen Sachen: Ich erstelle zum Beispiel die Arbeitspläne zu Hause. Das ist immer sehr schön, wenn man dabei ein bisschen Ruhe hat und überlegen kann.

Antwort: Auf jeden Fall muss man offen sein, offen für die verschiedensten Aufgaben, auch für die verschiedensten Menschen. Und man muss auch gute Nerven haben, würde ich sagen. Es kommt eigentlich immer alles anders, als man vorher denkt. Organisationsgeschick ist auch sehr wichtig, und gut einschätzen zu können, was Priorität hat, was am meisten brennt. 

Dann ist Genauigkeit wichtig, genau hinzugucken, um Verwechslungen zu vermeiden. Mein Lieblingsspiel ist „Finde den Fehler“, also zu schauen: Wo liegt hier das Problem? Solche Sachen liegen mir einfach. Es hat mich wohl sehr geprägt, dass ich viele Schriftsätze Korrektur lesen musste.

Sehr wichtig ist auch Zuverlässigkeit, auf den Punkt da zu sein und immer zu versuchen, nicht nur die eigentliche Aufgabe zu sehen, sondern auch den Kontext: Was ist drum herum? Was ist noch wichtig? Wenn man Dinge klären muss, telefoniert man viel im Haus, also mit den Büroleitungen oder mit anderen Kolleg:innen. Die Kontakte, die man dabei knüpft und der Austausch machen mir unheimlich Spaß. Wir führen kein Inselleben als Poststelle, sondern wir müssen wirklich den Überblick haben, wer wo sitzt und wo was hingehört. Man versteht Dinge auch besser, wenn man weiß, wie das Ganze zusammenhängt.

Ich bin immer offen für neue Aufgabengebiete und mag es, Neues zu lernen, mich weiterzuentwickeln. Mein Plan ist, mich auf der Stelle weiter zu beweisen, Erfahrungen zu sammeln, mehr über die einzelnen Themen zu lernen. Auch dabei hilft mir der Kontakt zu den anderen Dezernaten.