Tagesausflüge oder mehrtägige Schulfahrten werden in der Reisekostenstelle abgerechnet. Jede Lehrkraft hat seinen persönlichen Antrag unter Angabe des Bezügekonto zu stellen. Es werden nur die persönlichen Anteile an einem Gruppenticket o.ä. erstattet. Jede Begleitperson, welche die Dienstreisegenehmigung durch die Schulleitung erhalten hat, kann einen Antrag stellen.
Die Schulleitung hat das Schulfahrtsbudget einzuhalten. Sollten Mehrkosten zu erwarten sein, ist eine Aufstockung des Budgets im Vorfeld formlos mit Begründung zu beantragen.
Die Erstattung von Reisekosten unterliegt einer Ausschlussfrist von 6 Monaten.
Dies bedeutet ihr Antrag muss spätestens 6 Monate nach Beendigung der Dienstreise bei der Reisekostenstelle eingegangen sein. Maßgeblich sind hier der Eingangsstempel bzw. das Eingangsdatum Ihrer Mail. Sollte die Frist durch Dritte nicht eingehalten werden (z.B. Versand über die Schule), so ist dies Ihnen anzulasten.
Erstattungsfähige Kosten sind: Übernachtungskosten, Verpflegungskosten, Fahrtkosten, Pauschalreisekosten, Eintrittsgelder für Begleitung von Schülern, Nahverkehrskosten für Begleitung von Schülern, u.ä. Nachweise sind dem Antrag beizulegen. Taxi und Mietwagenkosten sind ausführlich bei Antragstellung zu begründen.
Nicht erstattungsfähig sind insbesondere Stadtpläne, Infomaterial, Versicherungskosten, Trinkgelder, Mehraufwendungen für Schüler, Eis/Getränke für Schüler o.ä.
Der Antrag und alle relevanten Rechnungen / Belege sind als Datei-Anlage beizufügen. Eingebettete Bilder in der Mail können nicht veraktet werden und binden Arbeitszeit. Bitte speichern Sie für jede Person einzeln eine Datei ab. Der Dateiname entspricht dem Nachnamen der Person.
Alle Übersendungen sind per Mail an das Funktionspostfach zu senden: reisekostenstelle[at]bezreg-koeln[dot]nrw[dot]de (reisekostenstelle@bezreg-koeln[dot]nrw[dot]de)