Die Entscheidung über die Realisierung einer Maßnahme wie z.B. die Einrichtung von Z-Kursen oder die Durchführung von Fortbildungen in einem Fach oder Bereich erfolgt immer in Absprache und Zusammenarbeit mit Vertreterinnen und Vertretern der fachlichen Seite innerhalb des Systems der Schulaufsicht (MSB/Bezirksregierung). Alle Angebote haben als zentrale Bezugspunkte die geltenden Richtlinien und Lehrpläne der jeweiligen Schulform(en), den Referenzrahmen Schulqualität und/oder ggf. andere normative Vorgaben des Landes.

Die Aufträge zur Entwicklung bestimmter Fortbildungsangebote bearbeiten die für dieses Feld beauftragten Moderatorinnen und Moderatoren. Dazu sind fächer- oder inhaltsbezogene Planungsgruppen eingerichtet, die unter fortbildungsfachlicher Leitung des Dezernates 46 der Bezirksregierung Köln und unter Beteiligung der schulfachlichen Aufsicht (in der Regel einer oder eines (Fach-) Dezernentin oder Dezernenten) zusammen. Gemeinsam werden dabei die Fortbildungsbedarfe der Kolleginnen und Kollegen erhoben und daran anschließend die Zielsetzungen der Angebote fixiert. Bei Bedarf werden für spezifische fachliche Fragen externe Experten, z.B. aus Universitäten, hinzugezogen, um die fachliche Absicherung der Inhalte sicher zu stellen.