Sie haben sich bei uns für eine ausgeschriebene Stelle beworben und uns erlaubt, Daten zu Ihrer Person zu verwenden. Das heißt, ab jetzt verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen. Das müssen wir auch, denn wir möchten das Auswahlverfahren mit den passenden Bewerber:innen durchführen. Hierzu müssen wir Ihre Bewerbung sorgfältig prüfen, uns ein Bild von Ihnen machen und herausfinden, ob Sie die Bewerbungsvoraussetzungen erfüllen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich aus Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 18 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen. Sie waren oder sind bereits im öffentlichen Dienst tätig oder beschäftigt und haben sich bei uns beworben? Dann werden wir mit Ihrem Einverständnis einen Blick in Ihre Personalakte werfen und für das Auswahlverfahren benötigte weitere Daten verarbeiten.

Hinweis: Für Ausschreibungen im Bereich Ausbildung und duales Studium können mehrere Bezirksregierungen (je nach Angabe in der Bewerbung) verantwortlich sein (siehe auch „Gibt es sonst noch Besonderheiten, die ich wissen sollte?“). Im Zuge aller übrigen Ausschreibungen bei der Bezirksregierung Köln ist lediglich die Bezirksregierung Köln verantwortlich.

• BR Arnsberg: Seibertzstraße 1, 59821 Arnsberg, Tel.: 02931 82 – 2147, 
  E-Mail: poststelle[at]bra[dot]nrw[dot]de (poststelle@bra[dot]nrw[dot]de), datenschutz[at]bra[dot]nrw[dot]de (datenschutz@bra[dot]nrw[dot]de)
• BR Detmold: Leopoldstraße 15, 32756 Detmold, Tel.: 05231 71 – 0, 
  E-Mail: poststelle[at]bezreg-detmold[dot]nrw[dot]de (poststelle@bezreg-detmold[dot]nrw[dot]de), datenschutz[at]bezreg-detmold[dot]nrw[dot]de (datenschutz@bezreg-detmold[dot]nrw[dot]de)
• BR Düsseldorf: Cecilienallee 2, 40474 Düsseldorf, Tel.: 0211 475 – 0, 
  E-Mail: poststelle[at]brd[dot]nrw[dot]de (poststelle@brd[dot]nrw[dot]de), datenschutz[at]brd[dot]nrw[dot]de (datenschutz@brd[dot]nrw[dot]de)
• BR Köln: Zeughausstraße 2-8, 50667 Köln, Tel.: 0221 147 – 0, 
  E-Mail: poststelle[at]bezreg-koeln[dot]nrw[dot]de (poststelle@bezreg-koeln[dot]nrw[dot]de), datenschutz[at]bezreg-koeln[dot]nrw[dot]de (datenschutz@bezreg-koeln[dot]nrw[dot]de)
• BR Münster: Domplatz 1-3, 48143 Münster, Tel.: 0251 411 – 0, 
  E-Mail: poststelle[at]brms[dot]nrw[dot]de (poststelle@brms[dot]nrw[dot]de), datenschutz[at]brms[dot]nrw[dot]de (datenschutz@brms[dot]nrw[dot]de) 

Wir werden Ihre Daten ein Jahr verarbeiten. Denn zum einen dauern gerade Verfahren mit vielen Bewerber:innen manchmal länger als andere. Zum anderen wollen wir auf spätere Anfragen (z. B. Anforderung von Unterlagen, Absagen etc.) qualifiziert antworten können.
Im Falle einer von Ihnen beantragten Löschung erfolgt eine sofortige Löschung Ihrer Daten in unserem System. In Ausnahmefällen kann es sein, dass wir Ihre Daten länger als ein Jahr verarbeiten müssen, z.B. im Rahmen arbeits- oder verwaltungsgerichtlicher Verfahren. Dann werden Ihre personenbezogenen Daten nach dem Abschluss des gerichtlichen Verfahrens gelöscht.

Nur bei Ausbildungsstellen: Soweit Sie sich nicht um einen Ausbildungs- oder dualen Studienplatz bei uns, sondern in einer anderen Bezirksregierung bewerben, erfolgt zudem ein Datentransfer an die im jeweiligen Auswahlverfahren eingebundenen Behörden. Diese können Sie der Stellenausschreibung entnehmen. Auch diese Behörden verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nach den gleichen datenschutzrechtlichen Vorgaben, die für uns verpflichtend sind. Gleiches gilt für das externe Beratungsunternehmen, das unsere Auswahlverfahren im Bereich der Ausbildung und den dualen Studiengängen begleitet.

Sie haben sich erfolgreich auf eine Stelle beworben? Dann freuen wir uns darauf, Sie bald bei uns willkommen zu heißen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten natürlich länger als ein Jahr verarbeiten, nämlich für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und sich daran anschließender gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Wenn es soweit ist, müssen Sie weitere Daten ergänzen, z. B. Sozialversicherungsdaten. Wir müssen Ihre Daten auch an andere Stellen übermitteln, z.B. an Sozialversicherungsträger oder das Landesamt für Besoldung und Versorgung Nordrhein-Westfalen. Rechtsgrundlagen dafür sind Art. 6 Abs. 1 Ziff. f DSGVO sowie weitere gesetzliche Vorgaben, aus denen sich im Falle der Begründung von Dienstverhältnissen Speicherobliegenheiten ergeben. Das Recht der Personalaktenführung richtet sich im Beamtenverhältnis nach § 50 Beamtenstatusgesetz sowie den §§ 83-90 des Landesbeamtengesetzes Nordrhein-Westfalen und im Angestelltenverhältnis nach § 3 Abs. 6 TV-L.

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) darüber, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten. Auch steht Ihnen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) oder auf Löschung (Art. 17 DSGVO) zu. Sollen wir Ihre Daten löschen, führt das zu einer Beendigung Ihres Bewerbungsverfahrens. Leider können wir Ihnen dann auch keine Auskünfte mehr erteilen.

Außerdem haben Sie jederzeit das Recht, in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen (Art. 21 DSGVO). Auch der Widerspruch zur Verarbeitung Ihrer Daten führt zu einer Beendigung Ihres Bewerbungsverfahrens.

Nach Begründung eines Arbeitsverhältnisses reduziert sich das Recht zur Datenlöschung oder Einschränkung der Verarbeitung. Gesetzliche und/oder vertragliche Regelungen zur Dokumentation und Archivierung genießen Vorrang vor Löschungswünschen.
Hinsichtlich Ihrer Rechte verweise ich zudem auf die allgemeinen Datenschutzhinweise der Bezirksregierung Köln (https://www.bezreg-koeln.nrw.de/datenschutzhinweise) sowie bei entsprechender Angabe in der Bewerbung im Bereich Ausbildung und duales Studium auf die Datenschutzhinweise der o.g. Bezirksregierungen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich im Übrigen auch an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen (Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail poststelle[at]ldi[dot]nrw[dot]de (poststelle@ldi[dot]nrw[dot]de)) als Aufsichtsbehörde wenden.