1. die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobene Angaben und eingeholte Informationen über Vertragspartner, die Vertragsparteien des vermittelten Rechtsgeschäfts nach § 11 Abs. 2 GwG, gegebenenfalls über die für die Vertragspartner oder die Vertragsparteien des vermittelten Rechtsgeschäfts auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten oder über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, insbesondere Transaktionsbelege, swoweit sie für die Untersuchung von Transaktionen erforderlich sein können,
2. hinreichende Informationen im Zusammenhang mit der Risikobewertung der einzelnen Sachverhalte sowie die Angemessenheit der auf Grundlage dieser Ergebnisse ergriffenen Maßnahmen,
3. die Ergebnisse der Untersuchung von Geschäften mit höherem Risiko nach § 15 Abs. 5 Nr. 1 i. V. m. § 15 Abs. 3 Nr. 2 GwG, z.B. mit PEP-Bezug (PEP= Politisch exponierte Person), mit Hochrisikostaaten oder mit vergleichsweise besonders komplexen oder großen, ungewöhnlich ablaufenden Transaktionen oder Transaktionen ohne offensichtlichen wirtschaftlichen oder rechtmäßigen Zweck,
4. die Erwägungsgründe und nachvollziehbare Begründung des Bewertungsergebnisses eines Sachverhaltes in Bezug auf eine Verdachtsmeldepflicht nach § 43 Abs. 1 GwG.
   Ebenfalls aufzuzeichnen sind die getroffenen Maßnahmen zur Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten sowie die Dokumentation der Eigentums- und Kontrollstruktur nach § 11 Abs. 5a Satz 1 GwG. Bei so genannten „fiktiven wirtschaftlich Berechtigten“ (§ 3 Abs. 2 Satz GwG) sind auch die Maßnahmen zur Überprüfung der Identität (§ 11 Abs. 5 GwG) und etwaige Schwierigkeiten, die während des Überprüfungsvorgang aufgetreten sind, aufzuzeichnen.
   Liegen bereits aufgezeichnete Identifizierungsdaten aus vorherigen Geschäften vor, und wird aus diesem Grund gem. § 11 Abs. 3 S. 1 GwG von einer erneuten Identifizierung abgesehen, sind dennoch der Name des zu Identifizierenden und der Umstand, dass die Person bei früherer Gelegenheit identifiziert worden ist, aufzuzeichnen.
   Die zum Zweck der Überprüfung der Identität im Rahmen der Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten herangezogenen Dokumente (z.B. Ausweise, Registerauszüge) sind zu kopieren oder oder sie optisch digitalisiert zu erfassen.

Beachten Sie bitte, dass bei nachvollziehbar geringem oder erhöhtem Risiko gegebenefalls Sondervorschriften für die Sorgfaltspflichten (§§ 14, 15 GwG) gelten und diese abweichende Dokumentationen zur Folge haben können.

Die von der Aufsichtsbehörde zur Verfügung gestellten Dokumentationsbögen, die Sie im Downloadbereich finden, können eine Hilfestellung bei der jeweiligen Identifizierung und Dokumentation darstellen – eine Pflicht diese zu verwenden besteht jedoch nicht!

Hinweis: Auch bei Nutzung des jeweiligen Dokumentationsbogens entfällt, die - bei den allgemeinen Sorgfaltspflichten - vorgeschriebene Kopie nicht!

Die Aufzeichnungen können nach Maßgabe des § 8 Abs. 3 GwG auch digital auf einen Datenträger gespeichert werden. Die Aufbewahrungspflicht nach dem GwG beträgt fünf Jahre, soweit nicht aufgrund anderer gesetzlicher Vorschriften längere Fristen vorgesehen sind – spätestens nach Ablauf von zehn Jahren sind die Unterlagen zu vernichten.