Diese entscheidet, ob eine Einzelgenehmigung erforderlich ist oder ob ggf. eine generelle Dienstreisegenehmigung (für den Bereich der Schule) erteilt werden kann. In beiden Fällen ist der Zweck/Inhalt der Dienstreise klar zu definieren. Bei der generellen Dienstreisegenehmigung ist die Dauer auf max. 5 Jahre zu begrenzen, vorzugsweise auf das Schuljahr. 

Für die Schulleitungen selbst ist die generelle Dienstreisegenehmigung von der Bezirksregierung Köln erteilt worden. Da nicht alle Schulleitungen namentlich bekannt sind, wird darum gebeten, diese Funktion im Reisekostenantrag deutlich anzugeben. Damit werden Nachfragen vermieden.